ธีม
Student data request
The data specification sent to ฝ่าย Data Analytics
เอกสารนี้ ส่งต่อได้ทั้งฉบับ ไม่ต้องแก้ (ฝั่งเทคนิคอ่าน docs/HOUSE-SYSTEM.md แทน)
เลือกได้ 2 แบบ — เอาแบบไหนก็ได้ที่ฝ่ายข้อมูลสะดวกกว่า
แบบสั้น (แนะนำ) — 4 ช่อง ไม่ต้องมีชื่อคนเลย
csv
kkumail,student_id,sai,major
manee.j@kkumail.com,659999999-9,017,MDระบบต้องการจริงๆ แค่ 2 อย่างที่คิดเองไม่ได้ คือ สายรหัส กับ อีเมลที่ใช้ระบุตัวคน ส่วน student_id ขอไว้เพราะใช้คำนวณรุ่น (MD50) และ major เพราะเดาไม่ได้ — ชื่อ-นามสกุลไม่ต้องส่ง นักศึกษากรอกเองได้ตอนเข้าสู่ระบบ และมันคือช่องเดียวที่เจ้าตัวรู้แน่นอนอยู่แล้ว
ข้อดีของแบบสั้น: ชื่อของนักศึกษา 1,800 คนไม่ต้องออกจากฝ่ายข้อมูลเลย ทำไฟล์ง่ายกว่า ตรวจง่ายกว่า และมีเรื่องให้ผิดพลาดน้อยกว่า
แบบเต็ม — 7 ช่อง ถ้ามีชื่ออยู่แล้วและส่งมาสะดวกกว่า ก็ส่งแบบข้างล่างนี้ได้เลย (หน้าจอฝั่งผู้ดูแลจะเห็นชื่อคนได้ทันทีโดยไม่ต้องรอให้เจ้าตัวล็อกอิน)
ทั้งสองแบบใช้กติกาการกรอกชุดเดียวกันทั้งหมดในเอกสารนี้ ถ้าส่งแบบสั้น ให้ข้ามหัวข้อ “ชื่อ และ นามสกุล” กับ “ชื่อเล่น” ไปได้เลย สิ่งที่ห้ามทำคือส่งชื่อกับนามสกุลรวมกันมาช่องเดียว — ระบบไม่รับ เพราะแยกเองแล้วจะได้ชื่อผิดตัว ถ้าไม่อยากแยก ให้ตัดคอลัมน์ชื่อออกทั้งหมดแทน
แบบเต็ม — เราขออะไร
ขอรายชื่อนักศึกษาแพทย์ทั้งคณะ (ประมาณ 1,800 คน ทุกชั้นปี) เป็นไฟล์ตาราง 1 บรรทัด = นักศึกษา 1 คน มี 7 ช่อง ตามนี้
| ชื่อช่อง (พิมพ์ตามนี้) | คือ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
student_id | รหัสนักศึกษา | 659999999-9 |
first_name_th | ชื่อจริง (ภาษาไทย) | มานี |
last_name_th | นามสกุล (ภาษาไทย) | ใจดี |
nickname_th | ชื่อเล่น (ภาษาไทย) | นก |
kkumail | อีเมล kkumail | manee.j@kkumail.com |
major | สาขา | MD |
sai | สายรหัส | 017 |
ขอแค่ 7 ช่องนี้พอ ไม่ต้องมีชั้นปี ไม่ต้องมีปีที่เข้าเรียน ไม่ต้องมีสถานะ เราคำนวณเองได้จากรหัสนักศึกษา (รหัสขึ้นต้น 65 = รุ่น MD50, 64 = MD49)
ชื่อช่องขอเป็นภาษาอังกฤษตามตารางข้างบน พิมพ์ให้ตรงทุกตัวอักษร วางไว้บรรทัดบนสุด บรรทัดเดียว (ต้องเป็นภาษาอังกฤษเพราะโปรแกรมอ่านชื่อช่องตรงๆ ภาษาไทยมักเพี้ยนตอนเปิดไฟล์) ถ้าระบบต้นทางตั้งชื่อช่องเป็นไทย (รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่นอีเมล สาขา สายรหัส) ระบบเราอ่านออกเหมือนกัน ไม่ต้องแก้
สรุปสั้นที่สุด — 3 ข้อที่ต้องตรง ที่เหลือเราปรับให้เอง
ต้องตรงจริงๆ มี 3 ข้อ เพราะถ้าผิดแล้วเราซ่อมทีหลังไม่ได้
- อีเมล kkumail ถูกต้องและไม่ซ้ำ — เป็นกุญแจจับคู่ตอนเข้าสู่ระบบ
- ชื่อกับนามสกุลแยกกันคนละช่อง — ถ้ารวมมาช่องเดียว เราแยกให้ไม่ได้ (นามสกุลไทยมีเว้นวรรคได้ เช่น
ณ อยุธยาถ้าเดาจะได้ชื่อผิดตัว) - ไฟล์เป็น UTF-8 — ถ้าไม่ใช่ ภาษาไทยจะพังตั้งแต่ในไฟล์ ไม่มีใครกู้คืนได้
เรื่องที่ระบบเราปรับให้เองอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาจัดให้ — เว้นวรรคหน้า-หลัง · เว้นวรรคซ้อน · เลขไทย ๐๑๗ → 017 · md / M.D. → MD · รหัสนักศึกษามีขีดหรือไม่มีขีดก็ได้ · อีเมลตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กแบบไหนก็ได้ · สายรหัสที่เลข 0 ข้างหน้าหาย (เราเติมคืนให้ — อ่านรายละเอียดด้านล่าง)
เรื่องที่เราจะไม่แก้ให้ ต้องส่งมาถูกตั้งแต่แรก — ชื่อ-นามสกุลต้องแยกช่อง และ ชื่อต้องไม่มีคำนำหน้า (นาย นางสาว) ทั้งสองอย่างนี้ถ้าเราเดาแทน จะได้ชื่อผิดตัว เราจึงเก็บไว้ตามที่ส่งมาแล้วขึ้นเตือนแทน
กติกาการกรอกแต่ละช่อง
รหัสนักศึกษา
- ใส่ขีดก่อนหลักสุดท้าย แบบนี้
659999999-9 - ถ้าระบบต้นทางไม่มีขีด ส่งเป็น
6599999999(10 หลักติดกัน) ได้เลย เราเติมขีดให้เอง และปนกันในไฟล์เดียวก็ได้ ไม่ต้องไปไล่แก้ - ที่รับไม่ได้คือ ไม่ครบ 10 หลัก — เราไม่รู้ว่าขีดควรอยู่ตรงไหน ถ้าเดาจะกลายเป็นรหัสของคนอื่น เจอแบบนี้เราจะเก็บไว้ตามเดิมแล้วทักมาถาม
- ห้ามซ้ำ ถ้าซ้ำแปลว่ามีคนพิมพ์ผิด ต้องแก้ก่อนส่ง
ชื่อ และ นามสกุล
- แยกเป็น 2 ช่อง ไม่ต้องรวมกัน — ข้อนี้สำคัญที่สุดในบรรดากติกาการกรอก ถ้าส่งมารวมช่องเดียว ระบบจะไม่รับไฟล์เลย ไม่ใช่เราขี้เกียจ แต่เพราะแยกเองแล้วจะได้ชื่อผิดตัว (
สมชาย ณ อยุธยาแยกยังไงให้ถูก?) - ภาษาไทย
- ไม่ต้องใส่คำนำหน้า ไม่เอา
นายนางสาวน.ส.ถ้าติดมา เราจะไม่ตัดออกให้ — เพราะมีคนที่ชื่อจริงขึ้นต้นด้วยคำเหล่านี้ (เช่นนายก) ถ้าเราตัดให้ คนกลุ่มนั้นจะชื่อผิดโดยไม่มีใครรู้ ระบบจะเก็บไว้ตามที่ส่งมาแล้วขึ้นเตือนเป็นรายบรรทัด ถ้าเห็นว่าเตือนเยอะ แปลว่าควรทำไฟล์ใหม่โดยไม่ใส่คำนำหน้า - ไม่ต้องใส่ชื่อเล่นในวงเล็บต่อท้าย เช่น
มานี (นก)แบบนี้ไม่เอา เพราะชื่อเล่นมีช่องของมันอยู่แล้ว - นามสกุลที่มีหลายคำ เช่น
ณ อยุธยาใส่ทั้งหมดในช่องนามสกุล
ชื่อเล่น
- ภาษาไทย คำเดียว ไม่ต้องมีวงเล็บ ไม่ต้องมีคำว่า
น้อง - ถ้าไม่มีข้อมูล เว้นว่างไว้เลย อย่าใส่ขีด
-
อีเมล kkumail — ช่องที่สำคัญที่สุดในไฟล์
- ใส่เต็ม มี
@kkumail.comด้วย เช่นmanee.j@kkumail.com - ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กก็ได้ ส่งมาตามที่ระบบต้นทางมีเลย ไม่ต้องแปลง ระบบเราเก็บเป็นตัวพิมพ์เล็กเสมอ และตอนจับคู่ตอนล็อกอินก็ไม่สนตัวพิมพ์อยู่แล้ว (
Somchai.J@kkumail.comกับsomchai.j@kkumail.comคือคนเดียวกัน) - ไม่มีเว้นวรรค
- ห้ามเว้นว่าง ห้ามซ้ำ
- ทำไมถึงสำคัญ: ช่องนี้คือตัวที่ระบบใช้จับคู่ตอนนักศึกษาเข้าสู่ระบบ ถ้าอีเมลผิดแม้แต่ตัวเดียว คนนั้นเข้ามาแล้วจะ ไม่เจอข้อมูลตัวเอง และแก้เองไม่ได้ ต้องมาแจ้งทีละคน ช่องอื่นผิดยังพอแก้ทีหลังได้ แต่ช่องนี้ผิดคือใช้ไม่ได้เลย
สาขา
- ตัวพิมพ์ใหญ่ ไม่มีจุด:
MDหรือMDIหรือRT md/M.D./Mdเราปรับเป็นMDให้เอง ไม่ต้องกังวลเรื่องตัวพิมพ์- แต่ อย่าส่งเป็นชื่อเต็มภาษาไทย เช่น
แพทยศาสตร์— อันนั้นเราไม่รู้ว่า ตรงกับรหัสไหน จะเก็บไว้ตามที่ส่งมาแล้วขึ้นเตือนให้คนตรวจ
สายรหัส — ช่องที่พลาดกันบ่อยที่สุด
- 3 หลักเสมอ เช่น
001017042100287999 - เลขสายเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่
001ถึง999ไม่มีขีดจำกัด ส่งมาตามที่มหาวิทยาลัยกำหนดได้เลย ไม่ต้องกังวลว่าเลขจะเกิน - ถ้าเลขไม่ครบ 3 หลัก ให้เติมเลข 0 ข้างหน้าให้ครบ สาย 1 เขียนเป็น
001· สาย 17 เขียนเป็น017 - นี่คือสายรหัสของ ระบบอาจารย์ที่ปรึกษาของมหาวิทยาลัย ที่สุ่มให้นักศึกษา ไม่ได้คิดมาจากรหัสนักศึกษา กรุณาส่งค่าที่มหาวิทยาลัยกำหนดมาตามจริง ห้ามเดา ห้ามคำนวณเอง
- ถ้าคนไหนไม่มีข้อมูลสายรหัส ให้เว้นว่างจริงๆ อย่าใส่
0โปรแกรมตารางชอบเติม0ให้ช่องตัวเลขที่ว่าง ซึ่งจะกลายเป็นสาย000ที่ไม่มีอยู่จริง ระบบจะไม่รับค่านี้ (จะขึ้นเตือนแล้วเว้นว่างให้) แล้วบอกเราว่ามีกี่คน
⚠️ เรื่องเลข 0 ข้างหน้าหาย — อ่านตรงนี้ก่อนส่ง
Excel และ Google Sheets จะ ลบเลข 0 ข้างหน้าทิ้งเองอัตโนมัติ
001จะกลายเป็น1·017จะกลายเป็น17·010จะกลายเป็น10ถ้าเกิดเรื่องนี้ ไฟล์ยังใช้ได้ — เราเติมศูนย์คืนให้เอง และผลลัพธ์ถูกต้อง เสมอ เพราะโปรแกรมตารางตัดเฉพาะ เลข 0 ข้างหน้า ไม่เคยตัดข้างหลัง
7จึงมีความหมายเดียวคือ007และบ้านคิดจากหลักสุดท้ายซึ่งไม่เปลี่ยนแต่ยังขอให้พยายามส่งมาแบบ 3 หลักครบ เพราะ 2 เหตุผล
- ถ้าเห็นเลข 0 หาย แปลว่าไฟล์นี้ผ่านโปรแกรมตารางมา — ช่องอื่นอาจโดนด้วย (เช่นภาษาไทยเพี้ยน) เราจะได้รู้ว่าต้องตรวจให้ละเอียด
- คนตรวจไฟล์ดูด้วยตาแล้วรู้ทันทีว่าครบไหม
วิธีป้องกัน: คลิกหัวคอลัมน์สายรหัสเพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ → ตั้งรูปแบบเป็น "ข้อความ" (Text) → แล้วค่อยพิมพ์หรือวางข้อมูลลงไป (ต้องตั้งก่อนใส่ข้อมูล ถ้าใส่ไปแล้วค่อยมาตั้ง เลข 0 หายไปแล้ว)
สิ่งที่กู้คืนไม่ได้จริงๆ มี 2 อย่าง — สายที่ยาวเกิน 3 หลักหรือมีตัวอักษรปนมา และ ช่องว่างที่ถูกเติมเป็น
0(กลายเป็นสาย000ซึ่งไม่มีอยู่จริง) ทั้งสองแบบเราไม่เดา จะเว้นว่างไว้แล้วรายงานให้ดูเป็นรายบรรทัด
กติกาทั่วไป
- 1 บรรทัด = 1 คน ห้ามมีบรรทัดว่าง ห้ามมีบรรทัดสรุปยอด
- หัวตารางบรรทัดเดียว อยู่บนสุด
- ห้ามรวมช่อง (merge cell) · ห้ามใช้สีแทนความหมาย · ห้ามมีชีตซ่อน
- ช่องไหนไม่มีข้อมูล ให้เว้นว่างจริงๆ อย่าใส่
-N/Aไม่มียังไม่ทราบ(ถ้าใส่ ระบบจะเก็บเป็นข้อมูลจริง แล้วไปโผล่บนหน้าโปรไฟล์ของนักศึกษา) - เว้นวรรคเกินหน้า-หลังข้อความ ไม่ต้องไล่ลบ เราตัดให้เอง
- เลขไทย
๐๑๗ก็อ่านออก แต่ถ้าเลือกได้ขอเป็นเลขอารบิก017 - ห้ามมีคนซ้ำ ทั้งรหัสนักศึกษาและอีเมล
- ห้ามมีบรรทัดสรุปยอดท้ายตาราง (เช่น
รวม 1,800 คน) — ระบบจะอ่านเป็นนักศึกษาอีก 1 คน
ส่งไฟล์แบบไหนดี
- ดีที่สุด: Google Sheets แล้วแชร์ลิงก์มาให้ (ไม่มีปัญหาภาษาไทยเพี้ยน)
- ถ้าส่งเป็นไฟล์: บันทึกเป็น CSV UTF-8 ใน Excel เลือก
Save As→CSV UTF-8 (Comma delimited)ถ้าเลือกCSVเฉยๆ ภาษาไทยจะกลายเป็นตัวประหลาด - ส่งเป็น
.xlsxก็ได้ ไม่เสียหาย แต่ฝั่งเราต้องแปลงเป็น CSV UTF-8 อีกทีก่อนนำเข้า (เครื่องมือนำเข้าอ่านเฉพาะ.csv) — ถ้าสะดวก ส่ง.csvมาเลยจะเร็วกว่า
ข้อมูลที่ ไม่ต้องส่ง
ไฟล์นี้มีอีเมลกับรหัสนักศึกษาของนักศึกษา 1,800 คน ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล เราขอเท่าที่จำเป็นจริงๆ และ ไม่ต้องการ สิ่งเหล่านี้ กรุณาอย่าใส่มา
- เกรด / GPA / ผลการเรียน
- เบอร์โทร · ที่อยู่ · Line ID
- เลขบัตรประชาชน · วันเกิด
- ข้อมูลสุขภาพ · ข้อมูลผู้ปกครอง · ข้อมูลทุน
- รูปถ่าย
ตอนส่ง ขอเป็นลิงก์ที่จำกัดสิทธิ์เฉพาะผู้รับ กรุณาอย่าตั้งเป็นลิงก์สาธารณะ และอย่าโพสต์ลงกลุ่มแชท
ถ้าส่งแบบสั้น ต้องรู้อะไรบ้าง
- ระบบจะเขียนเฉพาะช่องที่มีในไฟล์ ช่องที่ไม่ได้ส่งมาจะไม่ถูกแตะต้อง ดังนั้นส่งไฟล์สั้นทับของเดิมได้ ไม่มีอะไรหาย
- คนที่ยังไม่เคยเข้าระบบจะยังไม่มีชื่อในฐานข้อมูล — ฝั่งผู้ดูแลจะเห็นเป็น อีเมลกับสายรหัส ซึ่งพอสำหรับงานจัดบ้าน แต่ถ้าต้องการรายชื่อพร้อมชื่อจริง สำหรับงานอีเวนต์ ให้ส่งแบบเต็มแทน
- ส่งแบบสั้นก่อนแล้วค่อยส่งชื่อตามทีหลังก็ได้ ไม่ต้องทำใหม่ทั้งไฟล์
ขอเป็น 2 รอบ
| รอบ | ขออะไร |
|---|---|
| 1 | ไฟล์ตัวอย่างแค่ 20 บรรทัดก่อน ให้เราตรวจว่ารูปแบบตรงกันไหม |
| 2 | ไฟล์เต็มทั้งหมด (หลังรอบแรกผ่านแล้ว) |
รอบแรกสำคัญมาก ถ้ารูปแบบมีปัญหา เจอตอน 20 บรรทัดแก้แป๊บเดียวจบ แต่ถ้าเจอตอนทำครบ 1,800 บรรทัดแล้ว ต้องทำใหม่ทั้งไฟล์
ตรวจ 5 ข้อนี้ก่อนส่ง (ไม่ถึง 5 นาที)
- จำนวนบรรทัดเท่ากับจำนวนนักศึกษาที่ควรจะมี
- ไม่มีใครที่ช่องอีเมลว่าง
- ไม่มีอีเมลซ้ำ และไม่มีรหัสนักศึกษาซ้ำ
- สายรหัสทุกคนยาว 3 หลักเท่ากันหมด (เลข 0 ข้างหน้าไม่หาย) — ถ้าหายไปแล้วยังส่งได้ แต่บอกเรามาด้วยว่าหาย จะได้ตรวจช่องอื่นเพิ่ม
- ช่องที่ไม่มีข้อมูลเว้นว่างไว้ ไม่ได้ใส่
- - เปิดไฟล์ที่จะส่งขึ้นมาดูอีกรอบ ว่าภาษาไทยยังอ่านออก ไม่ใช่
สม(ถ้าเพี้ยน แปลว่าบันทึกเป็น CSV ธรรมดา ไม่ใช่ CSV UTF-8)
ตัวอย่างไฟล์
ไฟล์ตัวอย่างพร้อมใช้
- แบบสั้น (แนะนำ):
docs/templates/house-import-minimal-template.csv - แบบเต็ม:
docs/templates/house-import-template.csv
csv
student_id,first_name_th,last_name_th,nickname_th,kkumail,major,sai
659999999-9,มานี,ใจดี,นก,manee.j@kkumail.com,MD,017
669999998-8,ปิติ,รักเรียน,ต้น,piti.r@kkumail.com,MD,003
679999997-7,ชูใจ,ดีงาม,แก้ว,choojai.d@kkumail.com,MD,032
689999996-6,วีระ,ตั้งใจ,,weera.t@kkumail.com,MD,001
659999995-5,สุดา,ณ ลำปาง,ดาว,suda.n@kkumail.com,MDI,100จุดที่อยากให้สังเกต
- บรรทัดที่ 4 ไม่มีชื่อเล่น → เว้นว่าง ไม่ได้ใส่
- - สายรหัส
003และ001→ เลข 0 ข้างหน้าอยู่ครบ - บรรทัดที่ 5 นามสกุล
ณ ลำปางมี 2 คำ → อยู่ในช่องนามสกุลทั้งก้อน
ไฟล์ที่ 2 — อาจารย์ที่ปรึกษาแต่ละสาย (ขอทีหลังได้)
ยังไม่ต้องส่งพร้อมกัน ถ้ามีไม่กี่ท่านจะพิมพ์เข้าระบบเองก็ได้ แต่บอกรูปแบบไว้ก่อนเผื่อส่งมาเป็นไฟล์ 1 บรรทัด = อาจารย์ 1 ท่าน ต่อ 1 สาย ถ้าอาจารย์ท่านเดียวดูแลหลายสาย ให้ใส่หลายบรรทัด ใช้อีเมลเดิม
| ชื่อช่อง | คือ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
sai | สายรหัส (3 หลักเหมือนไฟล์แรก) | 017 |
advisor_title | คำนำหน้าทางวิชาการ (แยกออกจากชื่อ) | ผศ. รศ. นพ. |
advisor_first_name_th | ชื่อจริง | สมชาย |
advisor_last_name_th | นามสกุล | ใจดี |
advisor_email | อีเมลที่ติดต่อได้จริง | somchai@kku.ac.th |
advisor_dept | ภาควิชา / สังกัด | ภาควิชาอายุรศาสตร์ |
สายไหนยังไม่มีอาจารย์ ไม่ต้องใส่บรรทัดเปล่า ข้ามไปเลย เราดูออกเองว่าสายไหนยังว่าง